「遅くなってすみません」とビジネスで英語メールを書く方法

2024年6月13日

英語でのビジネスメールにおいて、期日を守れなかったり、返信が遅れてしまったりすることは誰にでも起こり得ます。そんな時に、ただ単に「遅くなってすみません」と謝罪するだけでは、相手を不快にさせてしまうだけでなく、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。

そこで今回は、「遅くなってすみません」とビジネスで英語メールを書く方法を、具体的な例文とともに詳しく解説します。

Contents

1. 状況に応じた適切な表現を選ぶ
2. 具体的な理由を説明する
3. 今後の対応を伝える
4. 丁寧な言葉遣いを心がける
- 4.1. NG表現
- 4.2. OK表現
5. 具体的な例文
6. まとめ

状況に応じた適切な表現を選ぶ

一言で「遅くなってすみません」と言っても、状況によって最適な表現は異なります。ここでは、3つの代表的な場合と、それぞれのおすすめ表現をご紹介します。

単に返信が遅れた場合

I apologize for the delay in my response. (返信が遅れて申し訳ございません。)
I’m sorry for the late reply. (返信が遅くなり申し訳ございません。)

約束を守れなかった場合

I sincerely apologize for not being able to meet the deadline. (期日を遵守できず、誠に申し訳ございません。)
I deeply regret that I was unable to fulfill my commitment. (約束を守ることができず、大変申し訳ございません。)

相手に迷惑をかけてしまった場合

I am truly sorry for any inconvenience this may have caused. (ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。)
I apologize for any trouble this may have caused you. (お手数をおかけして申し訳ございません。)

具体的な理由を説明する

単にお詫びするだけでなく、なぜ遅れてしまったのか具体的な理由を説明することが大切です。理由を説明することで、相手に誠意が伝わります。

I was tied up with an urgent meeting.：緊急の会議があったため。
I was out of the office on business.：出張でオフィスを不在にしていたため。
I was dealing with a technical issue.：技術的な問題が発生していたため。
I was unexpectedly swamped with work.：予想以上に仕事が忙しかったため。

今後の対応を伝える

お詫びだけでなく、今後どのように対応していくのかを伝えることも重要です。

I will get back to you as soon as possible.(できるだけ早く返信します。)
I will send you the information by the end of the day.(本日中に情報をお送りします。)
I will follow up with you on Monday.(月曜日に改めてご連絡します。)

丁寧な言葉遣いを心がける

ビジネスメールでは、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

NG表現

Sorry. (カジュアルすぎる)
I’m late. (説明不足)
Oops. (軽率すぎる)

OK表現

Please accept my sincerest apologies.(心よりお詫び申し上げます。)
I appreciate your understanding.(ご理解いただけますと幸いです。)
Thank you for your patience.(ご容赦ありがとうございます。)

具体的な例文

以下に、具体的な例文をご紹介します。

件名

Apology for the delay in my email(メールが遅れたことをお詫びします)

本文

Dear [相手の名前],

I am writing to apologize for the delay in my reply to your email of [日付]. I was tied up with an urgent meeting and was unable to get back to you until now.

I sincerely regret any inconvenience this may have caused. I have reviewed your email and will [今後の対応内容].

Thank you for your understanding.

Sincerely,[あなたの名前]